Guide pratique pour intégrer et accompagner un.e stagiaire en entreprise

Publié le 5 mai 2023 5 minutes

Texte: Philippe Bédard

Depuis dix ans, Mathieu Perreault s’occupe de placer des étudiant.e.s de l’Université du Québec en Abitibi-Témiscamingue (UQAT) (centre de Montréal) dans des entreprises pour des stages de fin de parcours. En tant qu’agent de liaison et relations avec l’industrie, nous voulions lui parler pour déceler quelques astuces pour bien accueillir des stagiaires dans votre entreprise.

Stagiaires : étudiant.e.s ou employé.e.s?

« C’est quelque chose que les studios ne réalisent pas toujours », explique Mathieu Perreault. « Quand on parle d’un stage de fin de programme, nous avons affaire à des personnes compétentes. Elles sont à l’université depuis trois ans — parfois plus — et sont spécialisées dans leur domaine. »

En tant qu’agent de liaison et relations avec l’industrie à l’UQAT, Mathieu Perreault travaille tout au long de l’année pour trouver les meilleurs stages pour ses étudiant.e.s, et vice versa : il s’assure aussi de trouver le meilleur profil de stagiaire pour chaque entreprise. « Une grosse partie de mon travail revient à m’assurer de faire un bon placement » résume-t-il. « Je ne veux pas simplement placer quelqu’un pour le placer. Je garde contact avec des studios toute l’année pour m’assurer de comprendre leurs besoins et préparer le terrain pour les stages. Il faut comprendre le genre de projets dans lesquels les stagiaires vont travailler, évaluer les futurs besoins des studios, et essayer de trouver le meilleur fit. »

Une approche unique à l’UQAT est la création d’un site Web dédié à mettre de l’avant les finissant.e.s et leur expertise. «Nous travaillons très fort pour mettre nos étudiant.e.s en valeur » souligne-t-il. « Le site que nous avons bâti sert de catalogue où sont mis de l’avant les profils des futurs stagiaires. Cela permet aux studios de voir l’étendue des futurs talents et ainsi de faire le placement qui sera le plus sensé. »

Il ne faut pas sous-estimer les capacités des stagiaires. Cela dit, il faut tout de même adapter son approche.

^{Extrait du site Web: https://finissantscnm.uqat.ca}

Cinq astuces pour bien accueillir un.e stagiaire

Au long de notre entretien, nous avons identifié cinq astuces pour s’assurer que l’accueil d’un.e stagiaire se fasse sans anicroche et sans une charge de travail supplémentaire sur l’entreprise :

1- Recrutement – Identifier les besoins précis de main-d’œuvre et rédiger une offre d’emploi-stage complète;

2- Subventions – Saisir les différentes opportunités de financement et incitatifs et ne pas hésiter à en parler avec votre établissement d’enseignement;

3- Onboarding – Offrir à l’étudiant.e le même accueil et encadrement qu’à un nouvel employé;

4- Communiquer – Établir et maintenir des canaux de communication clairs avec l’établissement d’enseignement et avec l’étudiant.e;

5- Évaluer – Établir d’emblée les critères d’évaluation du stage (performance, connaissance d’outils, de procédés, etc.) et les moments auxquels ces dernières auront lieu.

Hormis le besoin d’évaluer l’étudiant.e, plusieurs de ces conseils vous sembleront familiers. Passons-les tout de même en revue pour démystifier certaines idées préconçues.

Recrutement

Par où faut-il passer pour trouver les bons stagiaires? Selon Mathieu Perreault, le recrutement de stagiaires est quelque chose qui passe souvent par les processus habituels :

« C’est souvent avec les ressources humaines que nous échangeons, surtout pour les plus grands studios. Avant la saison des stages, les ressources humaines peuvent faire le tour de leurs équipes pour connaître leurs besoins en main-d’œuvre. Les RH créent donc un affichage de poste standard qui sera partagé sur LinkedIn ou sur les plateformes de recrutement traditionnelles. »

Dans quelques cas, comme pour les programmes en création et nouveaux médias à l’UQAT, il existe aussi des personnes-ressources pour faciliter les liens entre l’industrie et les établissements d’enseignement. « Idéalement, il faudrait de plus en plus développer ce genre de structure; bâtir une culture de placement et d’accompagnement des étudiant.e.s », conclut-il.

Chercher le soutien nécessaire

Dans le même ordre d’idée, il faut aussi savoir qu’il existe beaucoup d’incitatifs financiers pour aider ces plus petits studios. « On pourrait croire qu’une grande boîte a plus de moyens pour accueillir des stagiaires », nous explique Mathieu Perreault, « mais chaque année depuis deux ou trois ans et pour quelques années encore, Pratiques RH (de la Fédération des chambres de commerce du Québec (FCCQ)) offre un soutien à la hauteur d’environ 50 à 70% de la rémunération salariale de l’étudiant.e. Puisque nous sommes préapprouvés, tout studio indépendant qui prend des stagiaires aura au moins la moitié de leur salaire couvert par cette subvention. »

D’ailleurs, cette subvention peut être jumelée à d’autres aides, nous clarifie-t-il : « l’argument financier est plus ou moins caduc. Il y a vraiment possibilité de pouvoir accueillir un.e étudiant.e sans grand impact financier. »

Accueil et orientation

Mathieu Perreault arrive à la même conclusion que Cédric Orvoine dans notre dernier article sur le sujet : « La seule formation que le studio doit faire est un bon onboarding: accueillir l’étudiant.e, lui donner les outils et les ressources nécessaires, sachant que cette personne possède déjà toutes les compétences essentielles pour se débrouiller au fur et à mesure qu’on lui donne certaines tâches. »

Cela peut paraître évident, mais un.e. étudiant.e qui possède toutes les connaissances techniques et théoriques requises ne connaîtra pas automatiquement les particularité de votre studio; comme toute nouvelle recrue au final :

« Il faut surtout bien les accueillir. Il faut leur offrir le même accueil qu’à tout autre type d’employé.e. Il faut les présenter à toute l’équipe et leur présenter les outils. Surtout, il faut leur montrer où aller chercher les réponses à leurs questions, ou encore vers qui se tourner en cas de doute. Ça permet à l’étudiant.e de commencer du bon pied et d’être encore plus performant. »

Une question de culture d’entreprise

On pourrait croire que seuls les grands studios peuvent se permettre d’accueillir des stagiaires. Or, Mathieu Perreault nous rassure que ce n’est pas nécessairement le cas : « Les grands studios ont certainement plus de moyens pour prendre en charge des stagiaires », confirme-t-il. « Cela dit, tout dépend de la structure du studio et des outils qui ont été mis en place pour accueillir des stagiaires. »

Par exemple, l’an dernier, le regroupement Indie Asylum a accueilli sept stagiaires à travers son réseau : « On parle de studios indépendants qui comptent un maximum de 20-30 personnes. Mais ce sont des studios qui se sont dotés d’une structure qui permet d’assurer l’intégration de la relève. Ce n’est donc pas tant la taille du studio qui importe, plutôt que la culture de l’entreprise. »

Encadrement et évaluation

Un autre mythe que Mathieu Perreault nous a vite aidés à défaire se rapporte à la charge de travail que représente l’encadrement des stagiaires : « On ne veut pas que le stage devienne une charge supplémentaire pour l’employeur. Le studio, le.la professeur.e et l’étudiant.e se rencontrent une fois en début de stage pour lancer le bal. Ensuite, il y a une une très courte rencontre de mi-parcours pour évaluer comment les choses évoluent. Enfin, il y a une rencontre à la toute fin pour l’évaluation finale. Entre-temps, les professeur.e.s s’occupent de l’accompagnement pour limiter la charge sur les épaules du milieu de travail. »

Surtout, les critères d’évaluation sont établis dès le début du parcours. Selon qu’il s’agit d’un stage d’observation, de mise en pratique, ou de fin de programme (où la personne met à contribution ses capacités et ses acquis), il faut s’entendre sur ce qui doit être évalué : l’autonomie des stagiaires, les livrables, la performance, les connaissances techniques ou pratiques, etc.

Conclusion : Une question de fit

Ce qui ressort de notre discussion avec Mathieu Perreault, c’est le fait qu’un stage peut être une expérience bénéfique, autant pour les stagiaires que pour les entreprises. « Pour plusieurs studios, le fait de prendre un.e stagiaire revient aussi à vouloir ou pouvoir engager et redonner de leur expertise à la relève », souligne-t-il. « Il n’est pas nécessaire de vouloir engager la personne à la suite de son stage. Certaines boîtes souhaitent simplement donner l’opportunité aux stagiaires d’acquérir une expérience professionnelle de la mettre dans leur sac et se tailler une place dans l’industrie, même si c’est dans un autre studio. »

Loin d’être un fardeau, prendre sous son aile un.e stagiaire peut être aussi l’occasion de s’ouvrir à de nouvelles façons de penser et de travailler : « Pour un studio plus établi, accueillir des stagiaires peut amener de nouvelles pratiques. Les stagiaires ont passé trois ans à expérimenter, à apprendre les derniers logiciels, à assister à des conférences de l’industrie, etc. Accueillir des stagiaires c’est apporter du sang neuf. Ce sont des junior.e.s, certes, mais ils arrivent avec un bagage de connaissances considérable! »